Texto adaptado de Hopeman, R.J.; Análise de Sistemas e Gerência de Operações, Editora Vozes, 1.977, pag. 145-150
Organização Clássica
A conceituação da empresa como sistema implica na modificação de alguns conceitos tradicionais de organização e gerência. Para chegar-se a visualização do papel de uma abordagem de sistemas dentro da empresa, certos conceitos tradicionais de gerência serão explorados a seguir, com enfoque na suas deficiências e como estas podem ser resolvidas através do enfoque sistêmico.
Ponto de Vista Clássico & Ponto de Vista Sistêmico Sobre o Funcionalismo
O Funcionalismo é um conceito bastante comum nas abordagens tradicionais da organização. Ele se baseia em um sistema de classificação para a empresa segundo funções tais como comercialização, produção, finanças, contabilidade, pessoal, pesquisa e desenvolvimento, engenharia, e assim por diante. Como sistema de classificação o Funcionalismo esclarece os componentes de uma empresa e facilita uma compreensão de o que existe. O Funcionalismo parece ter suas raízes na especialização do trabalho e há que defenda que ele é benéfico em termos de satisfação dos objetivos da empresa.
Não se questiona que o Funcionalismo funcione. Durante décadas, as escolas de comércio construíram seus currículos em torno de departamentos funcionais. As empresas, por sua vez, apresentam, frequentemente, estruturas funcionais de organização. Pode até parecer fora de propósito desafiar o conceito do Funcionalismo em vista de sua ampla utilização e diante do apoio que ele recebe da organização atual e das práticas administrativas da empresa. Contudo, uma abordagem de sistemas, por sua própria natureza, força tal desafio. Numa abordagem de sistemas, na empresa, à gerência é colocada a ênfase na descoberta de entradas e na sua distribuição como recursos para um processo de transformação. O processo, por sua vez, fornece saídas. Em alguns casos, esses fluxos representam a transformação de materiais, que utilizam tais entradas como matérias-primas, fornecimentos, energia, mão-de-obra, conhecimento e dinheirio, em saídas úteis, tais como produtos e serviçoes acessíveis ao consumidor. Em outros casos, esses fluxos representam correntes de informação que seguem em paralelo com o sistema físico. Na maior parte dos casos, estas conceituações sistêmicas fluem por cima de linhas funcionais.
Um interessante caso em questão diz respeito à introdução de equipamentos de processamento de dados em organizações. Na maioria das empresas, o computador foi originariamente introduzido para lidar com métodos de escritório, para desenvolver em atividades tais como folhas de pagamentos, contas a receber, contas a pagar, atualização de inventários. Neste caso tem -se em computador uma réplica dos métodos já existentes criando poucos problemas fora do alcance da organzição. A justificativa básica para a introdução do computador era a rapidez, a precisão e a substituição de funcionários. Mas logo o processamento de dados via computador extrapolou a simples implementação dos métodos existentes. A gerência começou a perceber que o computador possui certas capacidades que vão além da simples guarda de livros. A máquina poderia ser utilizada na construção de grandes bancos de dados, na produção de relatórios, na obtenção rápidas de informações seletivas, na análise, etc. Ao receber sinal verde para ir em frente com tais aplicações, o pessoal engajado no processamento de dados começou a estudar e fazer diagramas de fluxo de sistemas de informação que percorrem a empresa. Eles perceberam a necessidade de dados de muitas e diferentes áreas funcionais para serem processadas centralmente e que iriam gerar relatórios destinados a fluir para muitas áreas, incluindo a gerência superior e o pessoal em operação. No caso de um esforço bem sucedido, muitos limites entre funções se romperam e a informação, até então "de propriedade" de um departamento funcional teve seu raio de alcance ampliado por toda a empresa.
A manutenção de um tal sistema de informação e seu aprimoramento, com o passar do tempo, tendeu a itnegrar as atividades da empresa onde, em contraste, o Funcionalismo tendia a separar as atividades. A medida em que mais e mais grents começaram a colher os benefícios de uma compreensão integrada de relações, os limites do funcionalismo começaram a desaparecer.
Além do argumento de que o funcionalismo separa e a análise integra, existem outros argumentos que favorecem uma abordagem de sistemas sobre o Funcionalismo. Entre elas está o de que as empresas cresceram em tamanho nestes últimos anos, e o crescimento foi rápido, especialmente através de fusões. O resultado disso é que empresas, que ants eram razoavelmente bem compreendidas por seus gerentes, são agora tão complexas e grandes, mudando tão rapidamente que ninguém chega realmente a ter uma compreensão que abranja a operação toda. O impacto da mudança em tecnologia aumenta este problema.
Além disto empresas exigem gerentes que sejam capazes de captar os problemas em termos de suas vastas ramificações e de tomar decisões que considerem plenamente essas ramificações. Nossas abordagens à educação para os negócios e aos padrões de progresso administrativo, construídas em torno do Funcionalismo, tendem, ao invés, a criar uma visão mais estreita e a criar uma especialização funcional e dependencias funcionais.
Em resumo, o Funcionalismo parecer ser um sistema de classificação que, supostamente, reflete a empresa. Também o é a abordagem de Sistemas. Fica em aberto ao debate decidir qual dos dois é mais realista como quadro de referência. Contudo os progressos no processamento de dados, nos negócios, em direção ao conceito de sistemas de informação da gerência, a complexidade, mudança tecnológica e crescimento das empresas, e os esforços na análise quantitativa, indicam que o Funcionalismo é um sistema de classificação que, muitas vezes, impede nossa compreensão.
Funcioalismo, Sistema de Fluxo e Inventário
A gerência do inventário fornece o exemplo das deficiências do Funcionalismo. Em relação aos objetivos da empresa, os inventários deveriam fornecer estoques tampões para disparar atividades periódicas, de modo que os clientes sejam servidos adequadamente e os custos de inventário sejam controlados de tal modo que resultem lucros satisfatórios. Ests objetivos podem, naturalmente, ser aperfeiçoados quantitativamente com demonstrações das probabilidades de serviços aos clientes, probabilidades de esvaziamento de estoque, alvos absolutos de volume a cada ponto de disparo, taxa de fluxo ou figuras do movimeno, como também valores em dólares que refletem essas estatísticas.
Numa empresa típica, organizada em base funcional, obtêm-se, muitas vezes, resultados não esperados, que não são ótimos para a empresa, embora pareçam ótimos para a função mesma. Resumindo, a otimização funcional leva subotimização da empresa. Por exemplo, consideremos o objetivo principal da comercialização: a satisfação do cliente, que leve a seguidos níveis elevados de vendas. As motivações do pessoal da comercialização, portanto, levam-nos a exigir grandes estoques de inventários de bens acabados para proporcionar um serviço rápido aos clientes. Além disto, eles defendem a idéia de se manter grandes estoques de cada item na linha de produção para evitar "fazer negócios com um carroção vazio".
O pessoal da produção tem motivações diferentes. Eles não estão interessados em manter grandes estoques de produtos acabados. Eles estão, contudo, interessados na manutenção de grandes inventários de matéria-primas e fornecimentos, como também de um inventário suficiente de processos de entradas, para evitar uma queda no processo de produção. Eles querem evitar atrasos devidos aos esvaziamentos de estoque e produzir em grandes séries para minimizar as demoras da montagem inicial, que é contrário aos desejos da comercialização de muitas pequenas séries, para ter em disponibilidade, a qualquer tempo, uma linha completa de produtos acabados.
Enquanto os que estão associados à função de produção estão interessados nos meios de armazenar matéria-prima e os que estão associados às funções de comercialização estão interessados na armazenagem de produtos acabados, trabalhando o tempo todo com finalidades opostas, o pessoal associado à função de finanças aparece periodicamente em cena. Seu objetivo é minimizar o investimento em inventários, pois estes representam capital empatado. Não conhecendo as consequências de redução drásticas de inventário em termos de comercialização ou produção, eles ocasionalmente fazem tais reduções, que resultam em desequilíbrio temporário. Tal desequilíbrio poderá refletir-se em esvaziamentos de estoque, servió pobre ao clientes, ociosidade das máquinas e outras coisas semelhantes.
Para aumentar a confusão, os que estão associados à compra também estão interessados em minimizar os inventários. Contudo, eles estão constantemente à procura de redução de preço em transações especiais e de descontados de quantidade que reduzem o custo unitário. Deste modo, eles atendem aos objetivos da compra, mas sobrecarregam por sua vez a produção com inventários excessivos de determinados itens por algum tempo.
Por muitos anos, o pessoal da parodução, da comercialização, das finanças e da compra desenvolve estratégias entre si. Realizam-se jogos para benficiar uma organização funcional a expensas de outra. A comercialização disponibiliza informações falsas a respeito da demanda de clientes; a produção coloca fatores de lambujem em suas exigências; as finanças iniciam negociações com reduções desnecessárias de orçamento; e a compra lança cortinas de fumaça sobre as disponibilidades de fornecimentos. Embora cada função, desta maneira, possa otimizar seus próprios objetivos e ser recompensada adequadamente, os resultados para a empresa como um todo são certamente menos que ótimos.
Essa situação não precisa existir. É possível ver-se o fluxo dos itens de inventário atrav's da empresa num sentido sistêmico, em que os resultado seja o balanceamento racional dos diversos objetivos da empresa. Problemas realmente surgem , muitas vezes, simplesmente devido à existência de funções criadas artificialmente. Utilizando os mesmos recursos, entradas de fornecimeno e saídas do consumidor, é possível obterem-se resultados notavelmente superiores utilizando o conceito de sistemas.