Em ambientes corporativos não é apenas comum, mas também essencial que haja um planejamento do tempo para a entrega de atividades, produtos ou serviços. Para isso, estabelecer prazos e elaborar cronogramas pode funcionar muito bem para nortear, disciplinar e garantir que cada colaborador contribua de maneira eficaz, em questão de tempo, durante o processo.
No entanto, num país onde rege uma cultura de deixar tudo para a última hora, o hábito de procrastinar pode ser percebido também no trabalho. O pensamento de que no final sempre podemos dar um ‘jeitinho’ para terminar aquela atividade pode ter causas biológicas ou relacionadas à criação familiar de cada um, além da própria cultura brasileira. A falta de foco e a desorganização são outros fatores que podem colaborar para que os limites de tempo pré-determinados não sejam seguidos. A grande questão é que este comportamento por vezes se torna um entrave que prejudica a empresa sob várias perspectivas.
O não cumprimento dos prazos estabelecidos gera um efeito dominó: ao derrubarmos a primeira peça da fileira, derrubamos todas as demais. Sendo assim, dentro da organização, um atraso em um departamento da empresa implica em atrasos nos demais, podendo incorrer em custos de produção e frustrações ou estresse na equipe de trabalho.
Esta reação em cadeia pode tomar proporções ainda maiores quando afeta o cliente. Se o produto ou serviço não é entregue no prazo estipulado, o que entra em jogo é a imagem da empresa. A partir daí, a perda de clientes, de lucratividade e o pagamento de multas são consequências que podem ser difíceis de reverter.
Para evitar esse tipo de situação, algumas atitudes simples podem ser tomadas: o acompanhamento direto dos processos, o uso de planilhas que demonstram o andamento das atividades de cada funcionário, o envio de lembretes por e-mail ou até mesmo coloca-los em um mural localizado onde todos possam visualizar.
O uso destes métodos auxilia o próprio colaborador a se planejar, promove a auto percepção e ainda simboliza um meio de descentralizar a cobrança. À medida que todos têm acesso às informações sobre prazos e andamento das atividades, os próprios colegas de trabalho podem reforçar uns aos outros que o tempo está correndo e a tarefa precisa ser entregue.
Indubitavelmente, o artifício capaz de gerar mais resultados em se tratando de respeitar prazos, é instaurar na equipe o senso de responsabilidade, no sentido de que o trabalho de cada um interfere direta ou indiretamente no trabalho do outro, e o resultado final é reflexo do empenho da organização como um todo.
Estudante de Administração na Universidade Federal de Viçosa e Empresária Júnior.