O mapeamento de processos faz parte do Modelo de Excelência em Gestão, que orienta as empresas sobre melhores práticas para aumentar o desempenho organizacional. Podemos dizer que o mapeamento de processos é o primeiro passo para quem busca avaliar a produtividade e eficiência de sua empresa?
O critério Processos, presente no Modelo de Excelência em Gestão, aborda a necessidade da busca pelo máximo alinhamento entre as expectativas dos clientes e demais stakeholders com sua percepção final por intermédio de ações práticas que visam o alinhamento dos processos-chave que sustentam as operações da organização. Neste aspecto em particular, o ferramental que permite a realização das ações de Mapeamento de Processos tende a ser utilizado com recurso inicial para que e, a partir de seus resultados, a organização possa conduzir ou reconduzir sua gestão sob a ótica de processos. Na CAMPE realizamos o projeto de Mapeamento e Aperfeiçoamento de Processos e percebemos claramente os resultados nos nossos clientes, pois além de tornarmos os processos mais eficazes, a gestão do conhecimento gerada por processos bem definidos é de extrema importância para as organizações que buscam por produtos que satisfaçam às demandas dos consumidores, tanto atuais quanto potenciais. Assim, as ações de mapeamento de processos podem assumir ainda um status de maior importância, considerando-se para tanto, que os registros finais obtidos e devidamente documentados podem servir de grade auxílio, por exemplo, para organizações cujas operações apresentem altas taxas rotatividade de mão de obra.
Que resultados podemos esperar quando avaliamos os processos de uma empresa?
Se pararmos para avaliar os processos de qualquer organização muito provavelmente encontraremos pontos passíveis de melhoria, encarados aqui em sentido amplo e, neste aspecto em particular, ações que envolvem: racionalização de rotinas, eliminação de desperdícios diversos, assim como a construção e manutenção de uma base documental e de conhecimento aderente às práticas do cotidiano, são práticas que prioritariamente a busca pela melhoria contínua dos processos.
Qual é sua importância dentro de uma organização?
Os processos de uma organização são uma espécie de fluxo, onde é agregado valor ao produto que irá satisfazer o cliente. Como diria Porter, a eficiência operacional por si só, não garante vantagem competitiva, porém é extramente difícil se obter esta vantagem sem que a organização opere com eficiência operacional e é nestes termos que enxergamos a importância de auxiliar as organizações no delineamento de processos robustos, eficazes e flexíveis. Adicionalmente cabe mencionar que além do reconhecimento por sermos a primeira Empresa Júnior no mundo a obter a certificação ISO 9001, pautamos todas as nossas ações cotidianas por tal modelo de gestão, fato este que qualifica nossos esforços, no campo da consultoria empresarial por intermédio do feedback positivo de nossos clientes.
Como adequar os processos de uma empresa a variação de demandas? (É comum desenvolver um “plano B” neste caso?)
Conforme mencionado anteriormente, nossa perspectiva operatória associada a uma experiência construída ao longo de duas décadas de atuação e, principalmente, tomando por base todo aprendizado correspondente, é possível afirmar que as ações e práticas de mapeamento de processos devem assumir um caráter de cunho bem mais emergente do que deliberado, pois atuando nesta direção, entendemos que as variações de demanda devem ser contempladas pelos esforços de mapeamento de processos com soluções rápidas e eficazes. Neste sentido não se trata da existência de um “plano b”, mas sim de confiar na capacidade operatória de nossa organização em oferecer respostas que satisfaçam aos clientes, encarados aqui em sentido amplo, os quais realizam suas operações num ambiente turbulento, de acirrada competição e em constante transformação, no qual a única certeza é a necessidade de adequação permanente.
Além de mapear, também é preciso acompanhar os processos. De maneira geral, os processos precisam ser revistos de quanto em quanto tempo?
O acompanhamento dos processos deve ser feito de forma periódica. É comum que as organizações utilizem o ciclo PDCA (Planejamento-Execução-Verificação- Ajuste) como metodologia para monitorar permanentemente a realização de suas operações, na busca pela melhoria continua dos processos. O uso de ferramentas de gestão como essa, alinhado ao senso de disciplina do gestor torna-se fundamental para o aprimoramento permanente do seu sistema de gestão.
Podemos dizer que o acompanhamento dos processos gera inovação?
Acreditamos que a inovação deve fazer parte do ciclo de melhoria contínua dos processos. Assim entendemos que, inovações nos processos podem gerar produtos diferenciados, e maior qualidade, contribuído assim para com a obtenção de resultados mais expressivos para a organização. Sobre este prisma e orientada por processos ela tende enxergar e paralelamente disseminar esta cultura no seu ambiente e esta atitude pode promover ações transformadoras.
Podemos definir que gestão de processos é a busca por melhoria contínua?
A gestão de processos consiste em acompanhar, mensurar, avaliar e, se necessário, redesenhar os processos visando basicamente a melhoria das operações para atingir os objetivos organizacionais previamente definidos. Então, podemos dizer que a melhoria continua encarada aqui, não como uma ideologia, mas como um estilo de gestão, tende a se utilizar de um portfólio de ferramentas, dentre as quais o mapeamento de processos certamente assume lugar e papel de destaque.
AMPE Consultoria Jr
Empresa júnior de administração da UFJF