Não se perturbe se você for capaz de trabalhar eficientemente numa mesa
desorganizada, cheia de papéis e documentos, e, simultaneamente, ainda avançar num
emaranhado de projetos que nem sempre têm a ver entre si. Os conceitos tradicionais da
boa gestão do tempo são geralmente válidos, mas nem sempre para todas as pessoas e
nem se aplicam a todas as situações. É preciso, no entanto, que você esteja realmente
seguro se é uma dessas exceções ou se não está apenas justificando os seus maus
hábitos do uso do tempo para os manter inalterados.
Caia fora de uma conversação telefônica sem fim dizendo ao interlocutor que
“você está no meio de uma reunião, que retorna a ligação assim que puder”. Faça-o nos
últimos 15 minutos do fim do expediente do interlocutor. Ele certamente será bem mais
objetivo no que lhe tem a dizer.
Comece por fazer o que você de fato deseja fazer agora. Nós não viveremos
eternamente. Temos apenas cada momento de que desfrutamos. A vida cintila como uma
estrela em nossas mãos – e derrete como um floco de neve. Assim é o tempo de nossa
vida. Ela só existe aqui e agora, nos momentos presentes em que vivemos. Até o passado
é presente, porque é o que fica do que passou.
A escolha do que fazer define um estilo de vida. O estoque do tempo é
inexaurível, mas não pode ser armazenado para uso posterior. Como bem disse o poeta
Omar Khayyam, “O vinho da vida goteja gota a gota; as folhas da vida caem uma a uma”.
O que você gostaria de fazer hoje, mas aquiesce que não pode em função da pressão do
tempo que o leva a fazer outras coisas, pode nunca vir a ser feito. Perde-se nas brumas
do tempo, tão bem configurado no clássico do cinema “E o Vento Levou – as time goes
by”.
Jamais remeta uma carta, memorando, fax ou e-mail a alguém quando estiver
com raiva, irritado ou com algum desentendimento que o perturbe. Pergunte-se antes:
“Você o remeteria se soubesse que o texto poderia ser publicado no boletim interno de
sua organização?”
Antecipe-se sempre às crises, trabalhando previamente no que é importante
mas ainda não é também urgente. Reaja ao lugar comum: “Nada torna uma pessoa mais
produtiva do que o último minuto de que ela dispõe para concluir uma tarefa”. Ou pior
ainda: “Para realizar grandes e importantes tarefas, duas condições são necessárias:
planejamento e um tempo não muito flexível”.
Estabeleça uma programação de tempo que o ajude a selecionar diária,
semanal e mensalmente as suas prioridades. Mas esteja sempre disponível a alterar ou
abandonar o que tiver que fazer sem quaisquer desapontamentos ou frustrações. É o
homem e suas circunstâncias, de que nos fala Ortega e Gasset em “A Rebelião das
Massas”. Temos que nos ajustar às contingências impostas pela dinâmica da vida quando
não as podemos alterar.
Não se censure com pensamentos negativos, tais como – “eu jamais
conseguirei cumprir esse prazo”. Ao contrário, pense em afirmativas que você usaria para
motivar alguém, e as use para se auto-estimular e adotar uma atitude mental positiva em
relação ao que tem a fazer.
Tire da cabeça qualquer expectativa de que possa manter-se permanentemente
atualizado com todas as últimas informações. Ninguém pode. Abarrotar-se de muitos
dados e fatos, de todos os detalhes, desvia a sua atenção do essencial e do importante,
ficando mais difícil para você concentrar-se nas suas prioridades reais e controlar o seu
tempo para as realizar. A concentração é a chave do sucesso, na medida em que libera
tempo para se dedicar ao que de fato faz a diferença.
Focalize os resultados e não as atividades que os concretizam. O quanto você
trabalha não é tão importante como o quanto você realiza. A avaliação de desempenho
decorre da constatação dos resultados obtidos e não dos esforços despendidos.
Fuja da dicotomia equivocada do tudo ou nada. Não se auto-avalie como um
sucesso ou fracasso em função de você conseguir realizar com êxito ou não cada uma de
suas atividades e tarefas. Compartimentalize o que tem a fazer por grupos de atividades
afins e dedique-se à realização de cada um de per si.
Quando o seu superior lhe pedir para agregar qualquer informação adicional a
um documento, destaque o novo material no texto em revisão para que ele possa
rapidamente perceber as mudanças realizadas por você.
Você solucionará um número muito maior de problemas e com rapidez se
concentrar a sua ação no que deve ser feito e não só no quem está com a razão ou está
lhe solicitando para fazer.
Evite a procrastinação desnecessária, utilizando o “princípio dos dois minutos”:
se você pode concluir uma atividade em 2 minutos, não a adie para fazer depois. Faça-a
logo. O que demora, deteriora. Como diz o anúncio publicitário: “Não deixe para amanhã
o que pode fazer hoje”.
Os primeiros passos estabelecem o ritmo da caminhada. Se de manhã você
perder por desorganização uma hora, tenderá a gastar todo o dia “em busca do tempo
perdido”, de que falava Albert Camus. A desorganização de seu tempo tende a criar
raízes, estabelecer um padrão de comportamento, tornar-se um hábito. Portanto, comece
todos os dias de trabalho de forma organizada, com o propósito de fixar um padrão de
comportamento que pouco a pouco se tornará na sua rotina do cotidiano.
Busque em sua organização um lugar tranqüilo, que lhe garanta isolamento e
insulação por algum tempo, onde você possa se dedicar a um trabalho intelectual
produtivo sem que seja interrompido. Não precisa fazer disso segredo, mas, pelo
contrário, um retiro legitimado de reflexão negociado com seus colegas e superiores. Eles
o compreenderão e o respeitarão, pois, como diz o ditado popular “guerra avisada não
mata soldado”. E só o interromperão em caso de absoluta necessidade.
fonte: /www.wagnersiqueira.com.br/artigos