Como escrever e-mails para uma empresa

Comunicar-se com eficiência é algo imprescindível  em qualquer carreira, seja como empreendedor ou enquanto outro tipo de profissional.

O E-mail faz parte desta gleba de diferentes maneiras de transmitir uma mensagem e por mais que pareça algo simples e corriqueiro, redigir e enviar um e-mail profissional não é algo tão fácil.

Acontece que por mais que enviar e-mails seja uma realidade, afinal, praticamos todos os dias, fazê-lo de uma forma profissional exige alguns cuidados e nuances que merecem ser analisadas.

Quando você está a enviar e-mail para empresas, ou para outros colegas de profissão, é preciso ter certeza de que a mensagem que você quer transmitir será interpretada por todos de igual forma.

Imagine a confusão se você dizer A, o departamento de marketing entender B e o setor de vendas interpretar como C… Você poderá ficar em maus lençóis.

Como começar um email para uma empresa

A primeira impressão é sempre a mais importante, por isso, dedique-se a criar uma introdução que cative o destinatário a ler sua mensagem e o mais importante, responder de volta.

E-mail para empresas exigem formalidade.

Ser formal não significa falar como se estivesse no século XIX, mas sim escrever de formam correta e clara sem fazer uso de gírias ou linguagem coloquial como o internetês.

Sempre comece um e-mail por um tratamento ao destinatário seguido por uma qualificação que identifique e individualize a pessoa.

Ex:

• Caro Rodrigo, diretor de vendas;
• Prezado João, gerente de compras;
• Estimado Silva, profissional de marketing;
• Prezado(a)  senhor(a) (caso não saiba a qualificação do destinatário.)

Nunca comece pelo assunto

Nas aulas de redação aprendemos que nunca devemos começar um texto pelo título. O princípio é o mesmo para e-mails comerciais. Deixe o assunto do e-mail por último para que você crie um título relevante e condizente com aquilo que você escreveu.

Seja claro e objetivo ao enviar e-mails para uma empresa

O romantismo das cartas não cabe em uma mensagem de e-mail. É extremamente importante que você seja claro e objetivo.

Sua mensagem deve ser curta, direta e abordar tão somente o necessário.

Não é possível falar em um número exato de caracteres, pois varia de mensagem para mensagem, de toda forma, acredito que 90 palavras sejam suficientes para transmitir qualquer mensagem corporativa.

ex:

Prezado Rafael Souza,

1. Gostaria que os relatórios X me fossem enviados até a manhã.
2. Se for possível, Faça um backup dos arquivos de número 35

Viu? Curto, simples, direto e objetivo. Se o assunto for complexo demais, você correrá um sério risco de ter sua mensagem interpretada de forma diversa da pretendida, porquanto recomenda-se que se faça uso do telefone ou de uma reunião pessoal.

Será que se você escrevesse a mão, sua mensagem seria tão longa?

Creio eu que não. Este é um bom exercício a se fazer: escreva o e-mail todo a mão antes de redigi-lo no computador.

Quando digitamos, por ser um processo mais ágil e confortável, tendemos a negligenciar o tamanho da mensagem, algo que não acontece com a escrita a punho, por quanto recomendo fortemente este exercício.

Nunca utilize frases e orações em caixa alta

Isto pode significar que você esta sendo indelicado e impaciente. Educação e cordialidade são dois requisitos de qualquer E-mail para empresas. Certifique-se de que o “Caps lock” esta desativado antes de começar a redigir um e-mail empresa.

Recursos gráficos

Se for indispensável, utilize uma no corpo do e-mail. Se houver  mais de um gráfico, faça uso dos arquivos anexos.

O mesmo vale para emoticons, nunca, mas nunca mesmo, utilize um smile em um e-mail profissional.

Os vídeos também deve seguir em anexo. Caso exista uma versão disponível no Youtube, faça uma linkagem.

Cuidado com os erros ortográficos

Quando você redige um texto longo, com mais de 200 palavras, é compreensível que exista algum errinho de português, afinal, não somos professores de letras e corrigir uma grande lauda não é tarefa fácil.

Mas não há desculpas para um micro-texto de cinquenta palavras como um e-mail comercial. Erratas gritantes no uso da vírgula ou acentuação podem tirar toda a credibilidade do seu e-mail e ainda ridicularizar sua imagem profissional.

• Vírgulas: O pior de todos os erros está na falta ou execesso de vírgulas. Palavras escritas de forma errada podem até passar em branco, mas um texto mal “virgulado” pode acabar com a mensagem que você quer transmitir.
• Ortografia e Acentuação das palavras: Como eu disse, você não é professor de português e é perfeitamente possível que errinhos como escrever “idéia” ( que não têm mais acento) ocorram. Uma dica é utilizar editores de texto que possuam funções nativas de corretores ortográficos como o Microsoft Word ou o BR Office.
• Por que, Por quê, Porque ou Porquê? O uso correto do “porque” é um dos temas mais tortuosos da gramática portuguesa. Confesso que quando escrevo aqui no site, vivo a cometer alguns deslizes neste sentido. Para lhe ajudar, indico este ótimo link com informações que lhe serão muito úteis. →Uso correto dos porque’s

Como terminar o e-mail

Não existe uma fórmula para terminar um e-mail. É importante que você faça uso da cordialidade. Agradeça e utilize termos formais como atenciosamente”, “cordialmente”, etc.

Lembre-se sempre de usar sua assinatura. Nome, e-mail, empresa, cargo e telefone para contato são fundamentais. Se você quiser, também pode acrescentar um link para seu perfil no Linkedin.

Leia o texto novamente

Certifique-se de que todas as lições aprendidas nos tópicos anteriores foram aplicadas. Leia seu texto em voz alta para captar erros de concordância e pontuação.

Confira a lista de destinatários

Poucas sensações são tão amargas quanto perceber que enviou um e-mail para a lista errada. Certifique-se de que os destinatários estão corretos. Olhe uma, duas, três vezes, mas tenha certeza de que não está enviando a mensagem para uma pessoa errada.

Concluindo…

É preciso saber se comunicar. O E-mail faz parte desta gleba de diferentes maneiras transmitir uma mensagem e por mais que pareça algo simples e corriqueiro, redigir e enviar um e-mail profissional não é algo tão fácil.

Neste artigo, você aprendeu algumas dicas para redigir um e-mail profissional com eficiência.

Ficamos por aqui e até já!

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Fonte: empreendeblog.com.br